Seuran säännöt

Liperin Lavatanssijat - LiLat ry:n säännöt

1. Yhdistyksen nimi ja kotipaikka
Yhdistyksen nimi on Liperin Lavatanssijat - LiLat ry ja sen kotipaikka on Liperi.

2. Tarkoitus ja toiminnan laatu
Yhdistyksen tarkoituksena on tarjota ihmisille liikuntavaihtoehto samanhenkisten seurassa, ja näin edistää ja laajentaa kuntalaisten harrastusmahdollisuutta, sekä tehdä tunnetuksi iloista ja tasokasta lavatanssikulttuuria.
Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys järjestää ohjattua kurssitoimintaa, harjoituksia, esityksiä, juhla- ja huvitilaisuuksia, sekä on mukana toisten järjestämissä tapahtumissa.
Toimintansa tukemiseksi yhdistys kerää jäseniltä jäsenmaksuja, järjestää voittoa tavoittelematta maksullisia erillisiä kursseja, järjestää itse erilaisia tapahtumia kuten ohjelmalliset tanssit, joulujuhlia, kevätjuhlia, tanssinäytöksiä ja yhdistyksen vuosipäiväjuhlia.

3. Jäsenet
Yhdistyksen jäseneksi voi liittyä jokainen, joka hyväksyy yhdistyksen tarkoituksen ja säännöt.

4. Jäsenen eroaminen ja erottaminen
Jäsenellä on oikeus erota yhdistyksestä silloin kun haluaa, ilmoittamalla siitä hallitukselle tai sen puheenjohtajalle tai ilmoittamalla siitä kokouksen pöytäkirjaan merkittäväksi, sekä jäsen voidaan erottaa yhdistyksestä kun hän on jättänyt erääntyneen jäsenmaksun maksamatta tai muuten jättänyt täyttämättä ne velvoitukset, joihin hän on yhdistykseen liittymällä sitoutunut tai on menettelyllään yhdistyksessä tai sen ulkopuolella huomattavasti vahingoittanut yhdistystä tai ei enää täytä yhdistyksen säännöissä mainittuja jäsenyyden ehtoja.

5. Jäsenmaksu
Jäseneltä perittävän vuotuisen jäsenmaksun suuruudesta päätetään vuosikokouksessa.

6. Hallitus
Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu vuosikokouksessa valitut puheenjohtaja, neljä varsinaista jäsentä ja neljä varajäsentä. Hallituksen toimikausi on vuosikokousten välinen aika. Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan ja sihteerin sekä muut toimihenkilöt ja vastuualueet.
Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta tai kun vähintään puolet hallituksen jäsenistä sitä vaatii.
Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan luettuna on läsnä. Äänestykset ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni.

7. Yhdistyksen nimen kirjoittaminen
Yhdistyksen nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri ja rahastonhoitaja, kaksi yhdessä.

8. Tilikausi ja tilintarkastus
Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi. Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomus on annettava tilintarkastajille viimeistään kolme viikkoa ennen vuosikokousta. Tilintarkastajien tulee antaa kirjallinen lausuntonsa viimeistään kaksi viikkoa ennen vuosikokousta hallitukselle.

9. Yhdistyksen kokoukset
Yhdistyksen vuosikokous pidetään vuosittain hallituksen määräämänä päivänä, tammi-toukokuun aikana.
Ylimääräinen kokous pidetään, kun yhdistyksen kokous niin päättää, tai kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään kymmenesosa (1/10) yhdistyksen äänioikeutetuista jäsenistä sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii. Kokous on pidettävä kolmenkymmenen vuorokauden kuluessa siitä kun vaatimus sen pitämisestä on esitetty hallitukselle.
Yhdistyksen kokouksissa on jokaisella jäsenellä yksi ääni. Yhdistyksen kokousten päätökseksi tulee, ellei säännöissä ole toisin määrätty se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänestykset ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan ääni.

10. Yhdistyksen kokousten koollekutsuminen 
Hallituksen on kutsuttava yhdistyksen kokoukset koolle vähintään seitsemän vuorokautta ennen kokousta julkisesti: yhdistyksen ja kylän ilmoitustaulut, paikallislehti sekä jäsenkirjeet.

11. Yhdistyksen vuosikokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
kokouksen avaus valitaan kokouksen puheenjohtaja joka ei saa olla hallituksen jäsen, sihteeri ja kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa äänten laskijaa todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus hyväksytään kokouksen työjärjestys esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja tilintarkastajien lausunto
päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä jäsenmaksun suuruus
valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut jäsenet
valitaan yksi tai kaksi tilintarkastajaa ja heille varantilintarkastajat
käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat
Mikäli yhdistyksen jäsen haluaa saada jonkin asian yhdistyksen vuosikokouksen käsittelyyn, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti hallitukselle niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.

12. Sääntöjen muuttaminen ja yhdistyksen purkaminen
Päätös sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkamisesta on tehtävä yhdistyksen kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta.
Yhdistyksen purkautuessa käytetään yhdistyksen varat yhdistyksen tarkoituksen edistämiseen purkamisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla. Yhdistyksen tullessa lakkautetuksi käytetään sen varat samaan tarkoitukseen.

Jäsenten tietosuoja

  

Liperin Lavatanssijat - LiLat ry:n hallitus on sopinut ja kirjannut seuraavat asiat koskien tietosuoja-asetuksen mukanaan tuomia muutoksia seuran henkilötietojen rekisteröintiin

Henkilötietojen keräämistapa

Uusia kursseille osallistuvia henkilöitä pyydetään täyttämään ilmoittautumislomake, jossa pyydetään seuraavat tiedot: Nimi, Syntymäaika, Lähiosoite, Postinumero- ja postitoimipaikka, Puhelinnumero, Sähköposti ja Maksutieto. Henkilötunnuksia ei kerätä.

Mikäli henkilön yhteystiedot muuttuvat, pyydetään täyttämään ilmoittautumislomake uudelleen. Tietojen täyttäminen ja ilmoittaminen on täysin vapaaehtoista ja tietojen keräämistarkoitus ilmoitetaan kaavakkeen täyttövaiheessa. Vuoden 2018 alusta alkaen kursseille osallistuja voi kieltää tai sallia tietojensa rekisteröimisen allekirjoituksellaan

Tietojen säilytystapa

Tietoja käsittelee ja ylläpitää yhdistyksen hallituksen ulkopuolinen henkilö.

Tiedot tallennetaan vahvalla sanalla suojatulle muistitikulle MS Office exel-xlsx- muotoon yhteystieto – ja jäsenrekisteriksi. Muistitikku säilytetään rekisterin ylläpitäjän kotona ja vain ylläpitäjä tietää salasanan.

Tietojen luovutus

Tietoja ei käytetä markkinointiin, eikä niitä luovuteta kolmannelle osapuolelle. Jokainen tietojaan luovuttanut saa halutessaan tarkistaa tai poistattaa omat tietonsa ilmoittamalla siitä yhdistyksen hallitukselle sanallisesti tai kirjallisesti.

Tietojen hävitys

Kun henkilö ei ole osallistunut kokonaiseen kalenterivuoteen yhteenkään yhdistyksen tapahtumaan, tai henkilö itse haluaa poistaa tietonsa rekisteristä, niin ko. henkilön yhteystiedot poistetaan.

Tietojen keräämistarkoitus

Nimitietoja kerätään harjoitusiltojen osallistujalistoille maksutiedon seuraamista varten

Yhteystietoja kerätään ihmisten tavoittamiseksi, esim. unohtuneiden tavaroiden palauttamiseksi.

Ikätietoja kerätään yhdistyksen toiminnan kehittämistä varten. Yhdistys voi tarjota monipuolisia tapahtumia huomioiden eri-ikäisten ihmisten aktiivisuus eri tanssilajeissa.

Yhdistyksen hallitukselle esitellään jäsenrekisteritiedot koosteena, jossa henkilötietoja ei esitellä. Koosteen valmistelee jäsenrekisterin ylläpitäjä.

Harjoituksien kävijämääriä seurataan ja harjoituskauden lopussa palkitaan 10–20 henkilöä käyntikertojen mukaan.

 

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät riskit

Tulosteet osallistujalistoista ovat lukitussa salkussa mukana harjoitusilloissa. Näissä on vain näkyvissä vain nimet ja maksutieto.

Yhteystietoja ei säilytetä muualla kuin sähköisessä rekisterissä ja nimi/maksutieto osallistumislistoissa harjoituskertakohtaista kävijäseurantaa varten. Sähköisen rekisterin riski on minimaalinen, henkilötunnuksia ei kerätä, eikä niitä rekisteröidä. Vain yhteystiedot rekisteröidään osallistujan suostumuksella ilman henkilötunnuksia. Tiedot ovat yhdessä paikassa ja hyvin salasanalla suojattuna. Tietoihin pääsy on vain nimetyllä henkilöllä.

 

Jäsenrekisterissä olevien henkilöiden oikeudet

Tietojen täyttäminen ja ilmoittaminen on täysin vapaaehtoista. Tietojen keräämistarkoitus ilmoitetaan kaavakkeen täyttövaiheessa. Vuoden 2018 alusta henkilö voi kieltää tai sallia tietojensa rekisteröimisen allekirjoituksellaan. Ilmoitusvelvollisuutta rekisterin ylläpidosta ei ole. Rekisteriä ylläpidetään manuaalisesti ja rekisteröidyllä on jäsenyyden vuoksi asiallinen yhteys rekisterinpitäjän toimintaan (Henkilötietolaki 36§ 4. momentti). Lasten ja alle 16- vuotiaiden yhteystietoja kerätään vain vanhempien suostumuksella.

Yhteenvedon koostivat Kalevi ja Piia Hyttinen 2/2018